CARTA DE SERVIÇOS AO USUÁRIO DO APHRC
O Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro (APHRC), criado pela Lei Municipal nº 1.573, de 11 de outubro de 1979, ostentando como patrono “Oscar de Arruda Penteado”, está reorganizado nos termos da Lei Complementar nº 0132, de 23 de maio de 2018, publicada no DOM-e nº 899, de 30 de maio de 2018, no que concerne à sua organização administrativa e às atribuições gerais das unidades que a compõem.
O APHRC tem prerrogativas de Entidade Autárquica, com personalidade jurídica própria, sede e foro na cidade de Rio Claro, dispondo de autonomia econômica, financeira e administrativa, dentro dos limites estabelecidos pela supracitada Lei Complementar.
Na qualidade de coordenador do Sistema de Arquivos do Município de Rio Claro (SIARC), o APHRC tem a atribuição de proteger o seu patrimônio arquivístico, que engloba documentos de qualquer natureza produzidos ou recebidos no desempenho de atividades orgânicas por pessoa natural ou jurídica, em nível municipal, e a ele estão subordinados, tecnicamente, na condição de unidades setoriais, todos os arquivos da Administração Direta e Indireta da Prefeitura Municipal.
O SIARC tem como objetivos principais: I – assegurar a proteção e a preservação dos documentos do Poder Público Municipal, tendo em vista o seu valor administrativo, probatório, histórico e os de interesses da comunidade; II – harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos, por meio da gestão documental, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação, e III – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com a legislação e com as necessidades da comunidade.
Por meio da coordenação do SIARC, o APH tem as seguintes atribuições gerais: I – formular, implementar e coordenar o SIARC, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal, que trata da gestão da documentação governamental e das providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem; com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; com a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informações e dá outras providências, e com o Decreto Estadual nº 54.276, de 27 de abril de 2009, que institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, compreendendo, entre outras matérias: a gestão documental; o acesso a documentos públicos municipais e a documentos integrantes de arquivos privados, declarados de interesse público e social e a preservação e a difusão do acervo; II – orientar o desenvolvimento, a implementação e o aperfeiçoamento contínuo de sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações, em conformidade com a política municipal de arquivos; III – elaborar, implementar e difundir princípios, diretrizes, normas legais, regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias ao pleno funcionamento do SIARC; IV – estabelecer e coordenar a articulação entre os órgãos integrantes do SIARC; V – orientar a elaboração e coordenar a implementação dos planos de destinação de documentos, a partir do estabelecimento da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), que deverá ser regulamentada por instrumento próprio em até 90 (noventa) dias da aprovação desta Lei Complementar; VI – promover capacitação e prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do SIARC e às unidades responsáveis pela guarda de documentos em arquivos intermediários e correntes; VII – orientar e controlar o encaminhamento obrigatório ao APHRC dos documentos acumulados nas unidades responsáveis pela guarda dos arquivos intermediários e correntes, quando estes se tornarem de guarda permanente; VIII – sugerir a celebração e administrar convênios entre o Município e entidades públicas e privadas, municipais, estaduais, nacionais, visando atingir os objetivos do SIARC, e IX – elaborar programas de divulgação do SIARC e dos acervos à disposição do público.
O APHRC tem ainda as seguintes atribuições específicas: I – recolher os documentos produzidos pela Administração Direta, Indireta e Fundacional do Município de Rio Claro, considerados de guarda permanente, após avaliação da coordenação da CADA; II – gerir, preservar e garantir acesso ao acervo sob sua salvaguarda; III – propor a declaração de interesse público e social de arquivos privados, nos termos do artigo 12 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, mediante avaliação e parecer técnicos; IV – propor e zelar pelo cumprimento da política de acesso aos documentos públicos, em conformidade com os dispositivos constitucionais; V – manter acervo bibliográfico de apoio; VI – produzir documentos que registrem o patrimônio cultural do Município, nos suportes físico e digital, representando expressões materiais e imateriais, e VII – promover eventos relacionados à divulgação do acervo e das atividades da Autarquia.
O APHRC está composto pela Superintendência, unidade organizacional com atribuições de gerenciar ações e processos de trabalho de natureza técnica ou administrativa inerentes à área de atuação da Autarquia, para dar direção às entregas de competência do Prefeito Municipal; pelas Coordenadorias, unidade organizacional com atribuições de programar e implementar ações e operacionalizar processos de trabalho de natureza técnica ou administrativa inerentes à sua área de atuação, para dar efetividade às entregas de competência do APHRC, ambas prestando contas ao Conselho Superior, escolhidos pelo Prefeito Municipal, mediante lista tríplice enviada pelo demais membros, composto de Presidência, de Vice-Presidência, de Colegiado e de Secretaria, todos com mandato exercido sem qualquer remuneração e considerado serviço público relevante.
O Conselho Superior apresenta as seguintes atribuições: I – apreciar a proposta orçamentária, as prestações de contas e os planos de trabalho do APHRC; II – sugerir a incorporação de arquivos e coleções de origem privada, desde que classificados como de interesse público e social; III – sugerir modificações na estrutura e no funcionamento do órgão, bem como em seu Regimento Interno; IV – submeter ao Prefeito lista tríplice para escolha do Superintendente e dos demais Conselheiros e, em caso de rejeição do Prefeito, submeter segunda e última opção de lista tríplice, com intervalo máximo de até 30 (trinta) dias.
O Superintendente é titular de cargo em comissão, de nomeação e exoneração a cargo do Prefeito Municipal, mediante indicação do Conselho Superior do APHRC, e a ele cabe: I – oferecer subsídios ao governo municipal na formulação de diretrizes gerais e prioridades de sua atuação; II – garantir a concretização das diretrizes e prioridades definidas pelo governo municipal para a sua área de competência; III – garantir ao Prefeito o apoio necessário ao desempenho de suas funções e especialmente as condições necessárias para a tomada de decisões, coordenação e controle da administração municipal; IV – coordenar, integrando esforços, recursos financeiros, materiais e humanos colocados à sua disposição, garantindo apoio necessário à realização de suas atribuições; V – participar da elaboração do orçamento municipal e acompanhar a execução do mesmo; VI – aprovar os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos, e VII – autorizar a eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Municipal Direta, Indireta e Fundacional.
A nomeação dos Coordenadores é feita pelo Superintendente do APHRC, dentre os servidores da Autarquia, que passam a exercer função de confiança, ficando responsáveis por: I – apoiar o Superintendente no desempenho de suas atribuições; II – participar do planejamento geral da Autarquia; III – contribuir para: o desenvolvimento de projetos que envolvam diversas áreas da Autarquia, e o adequado encaminhamento dos assuntos técnico-administrativos; IV – receber e analisar as reivindicações e sugestões dos usuários dos serviços da Autarquia, visando o aperfeiçoamento contínuo de suas atividades, e V – divulgar ações e projetos desenvolvidos na Autarquia.
O APHRC está organizado em três coordenadorias: de Arquivo Intermediário, de Arquivo Permanente e de Difusão do Acervo.
A Coordenadoria de Arquivo Intermediário tem as seguintes atribuições: I – realizar estudos para a proposição da política municipal de arquivos, visando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos públicos municipais; II – elaborar, implementar e difundir princípios, diretrizes, normas legais, regulamentares e instruções normativas a serem cumpridos no SIARC, a fim de garantir sua consistência, segurança e confiabilidade; III – coordenar o funcionamento do SIARC, orientando a execução e promovendo a integração e o aperfeiçoamento das atividades dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades a ele integrantes; IV – orientar a elaboração e coordenar a implementação das Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTDs), a partir do estabelecimento da CADA; V – gerir os documentos intermediários sob a custódia do APHRC, observando os Planos de Classificação e as TTDs, identificando, classificando e valorando as séries documentais da massa acumulada, produzindo instrumentos de controle; VI – dar cumprimento aos prazos definidos nas TTDs e propor a transferência e o recolhimento dos documentos de guarda intermediária e permanente; VII – receber, por transferência, os documentos dos órgãos integrantes do SIARC, mediante avaliação prévia, elaborando e atualizando as listagens de transferência e mantendo a documentação organizada de acordo com o princípio da proveniência e em satisfatórias condições de conservação; VIII – orientar sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, cujo descarte tenha sido previsto na TTD, auxiliando na elaboração do respectivo termo; IX – promover capacitação e prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do SIARC; X – elaborar, implementar e difundir princípios, diretrizes, normas legais, regulamentares e instruções normativas a serem cumpridos na organização e no funcionamento de arquivos e protocolos, visando a padronização das atividades e a integração sistêmica nas entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional; XI – desenvolver estudos sobre o fluxo de documentos e implementar e monitorar ações visando padronizar sua tramitação, assegurando o rápido acesso às informações e aperfeiçoando as atividades de arquivo e protocolo; XII – realizar fiscalização periódica, com avaliação documentada e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de arquivo e protocolo; XIII – assegurar a preservação e o acesso aos documentos intermediários, de que tratam a Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional; XIV – manter controle sobre os espaços de armazenamento disponíveis, planejando, coordenando e executando ações relacionadas com a conservação preventiva dos documentos, com base em higienização, monitoramento ambiental e controle de infestações; XV – atender às solicitações de consulta dos órgãos produtores de documentos, dando cumprimento às normas de acesso aos documentos públicos e mantendo controle dos empréstimos realizados, e XVI – propor soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia de informação nas atividades de gestão dos documentos e informações municipais.
A Coordenadoria de Arquivo Permanente tem as seguintes atribuições: I – manifestar-se sobre propostas de declaração de interesse público e social dos arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico do Município de Rio Claro; II – recolher e custodiar os documentos de arquivo considerados de valor permanente: dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional, e dos arquivos privados, de pessoas físicas ou jurídicas, considerados de interesse público e social, de acordo com o parecer técnico favorável emitido pela Coordenadoria de Arquivo Permanente; III – avaliar o estado de conservação dos documentos recolhidos antes de serem incorporados ao acervo, definindo períodos de quarentena, e coordenando e orientando ações relacionadas à conservação preventiva dos documentos; IV – assegurar a integridade do acervo planejando, coordenando e orientando ações sistemáticas relacionadas com a conservação preventiva dos documentos, com base em higienização e pequenos reparos sob a responsabilidade do laboratório; V – prestar orientação técnica aos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional e a outras instituições congêneres, no que concerne à conservação preventiva de documentos de arquivo; VI – identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever os documentos textuais, iconográficos, cartográficos, audiovisuais e digitais de guarda permanente, oriundos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional, assegurando a preservação e o acesso público aos documentos do acervo; VII – garantir, na forma da lei, o acesso público aos documentos do acervo, elaborando instrumentos de pesquisa que garantam acesso às informações contidas nos documentos e prestando assistência aos consulentes em demandas relacionadas ao acervo; VIII – assegurar a integridade física dos documentos durante o período de consulta, orientando servidores e consulentes quanto ao manuseio dos mesmos; IX – elaborar certidões de caráter comprobatório legal; X – propor e coordenar programas de recuperação e preservação de acervo em situação de risco dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional; XI – colaborar nas ações de incentivo à produção de conhecimento científico, didático e cultural, a partir do acervo sob a salvaguarda do APHRC; XII – elaborar e executar programas e projetos de gerenciamento eletrônico do acervo da instituição; XIII – realizar a captura digital a partir de documentos originais e fornecer imagens digitais ao público interno e externo, e XIV – propor soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia da informação nas atividades de gestão dos documentos e informações municipais.
A Coordenadoria de Difusão do Acervo tem as seguintes atribuições: I – desenvolver e implementar: ações de incentivo à produção de conhecimento científico, didático e cultural, por meio de exposições, seminários, conferências, publicações e atividades congêneres, a partir do acervo sob a salvaguarda da Autarquia; programas de ação educativa, com visitas monitoradas, oficinas de qualificação e produção de material de apoio, a partir de documentos do acervo, com a finalidade de difusão e de aproximação do APHRC às instituições educacionais e à sociedade em geral; II – produzir e editorar textos sobre o acervo e as atividades do APHRC; III – assistir ao Superintendente nas relações com a imprensa, e IV – propor soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia da informação nas atividades de difusão dos documentos e informações municipais.
Qualquer cidadão pode ter acesso aos serviços oferecidos pelo APHRC.
O APHRC está localizado em 2 blocos no Núcleo Administrativo Municipal (NAM), situado à Rua 06, nº 3265, Alto do Santana, CEP: 13504-099, Rio Claro/SP, telefone: (19) 3522-1948 ou (19) 3522-1937.
A consulta aos documentos do acervo pode ser presencial, de segunda à sexta-feira, das 8h às 17h, preferencialmente mediante agendamento, ou pode ser solicitada à Coordenadoria de Arquivo Permanente, pelo e-mail [email protected], com breve texto explicitando seu interesse. Não serão atendidas solicitações via telefone, pois esse tipo de contato deverá ser, necessariamente, formalizado pelo e-mail [email protected]. No momento da consulta, cabe, exclusivamente, à Coordenação de Arquivo Permanente definir sobre a disponibilização de documentos originais ou de cópias digitais de igual conteúdo, com o intuito de garantir a preservação da informação em suportes fragilizados pela ação do tempo e do manuseio constante. O usuário não terá acesso aos documentos: a) que apresentam inicial estado de deterioração, impossibilitando o seu manuseio, conforme art. 17 do Decreto Estadual n° 58.052, que regula o acesso à informação e dispõe sobre o acesso aos documentos frágeis; b) a originais (textuais ou iconográficos) já digitalizados. Os materiais serão somente para consulta no APHRC, sendo obrigatório o uso de luvas para manuseio. Será disponibilizada somente uma unidade (pasta, caixa, álbum ou mapa) por vez e, ao término da consulta, o consulente poderá solicitar outra unidade. A ordem interna do material deverá ser mantida e qualquer eventualidade deve ser imediatamente comunicada ao supervisor da pesquisa. Para a consulta presencial, lápis e papel serão fornecidos pelo APHRC, portanto, todo material de uso pessoal deverá ser guardado no armário. É proibida a ingestão de qualquer tipo de alimento ou bebida no ambiente de consulta. A reprodução de material deverá ser solicitada junto aos funcionários e seguirá normas específicas. É permitido ao usuário fotografar documentos textuais, sem o uso do flash, para isso é necessário informar ao funcionário do Arquivo quais documentos serão fotografados. É proibido o uso de aparelho celular, salvo para tomada de registros digitais, quando autorizado pela Coordenação de Arquivo Permanente. Valores dos serviços, conforme Portaria APHRC nº 02: página reproduzida por máquina copiadora (xerox) R$ 0,20 (vinte centavos) e digitalização R$ 1,00 (um real). Ressaltamos que constitui crime, segundo o art. nº 305 do Código Penal, “destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: Pena – reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular”.
Para as unidades da Administração Pública Municipal, a solicitação de documentos poderá ser realizada diretamente à Coordenadoria de Arquivo Intermediário. Os demais solicitantes deverão contatar o serviço do “Atende-Fácil”, unidade que responde pelo Protocolo da Prefeitura Municipal.
É indispensável que os interessados na transferência de documentos ao Arquivo Intermediário possuam Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), devendo ainda cumprir as seguintes recomendações: I – Qualquer transferência de documentos ocorrerá após análise e autorização da Coordenadoria do Arquivo Intermediário, seguindo os critérios técnicos previstos na TTD e de logística; II – Para serem transferidos, os documentos deverão estar higienizados, organizados, acondicionados em caixas de arquivo com etiquetas e acompanhados de uma relação impressa e outra digital, que deverá ser enviada por e-mail; III – Os documentos somente serão transferidos após nova conferência do material organizado e a assinatura do Termo de Transferência de Documentos; IV – Os trabalhos de organização e transferência deverão ser coordenados pelo representante da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da unidade produtora do documento, e V – O transporte do material ao APHRC é de responsabilidade da unidade produtora do documento.
As ações de difusão do APHRC podem ser acompanhadas pelo site oficial https://aphrioclaro.sp.gov.br e pelas redes sociais oficiais, como o Instagram, Facebook e Pinterest. As produções sonoras e audiovisuais podem ser acessadas pelo canal do YouTube e pelo Spotify.