Coordenadoria de Arquivo Permanente.
De acordo com o artigo 17 da Lei Complementar nº 0132, de 23 de maio de 2018 (publicada no DOM em 30 de maio de 2018), que Reorganiza o Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro “Oscar de Arruda Penteado”, e dá outras providências, a Coordenadoria de Arquivo Permanente tem as seguintes atribuições:
I – manifestar-se sobre propostas de declaração de interesse público e social dos arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico do Município de Rio Claro;
II – recolher e custodiar os documentos de arquivo considerados de valor permanente:
a) dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional, e
b) dos arquivos privados, de pessoas físicas ou jurídicas, considerados de interesse público e social, de acordo com o parecer técnico favorável emitido pela Coordenadoria de Arquivo Permanente.
III – avaliar o estado de conservação dos documentos recolhidos antes de serem incorporados ao acervo, definindo períodos de quarentena, e coordenando e orientando ações relacionadas à conservação preventiva dos documentos;
IV – assegurar a integridade do acervo planejando, coordenando e orientando ações sistemáticas relacionadas com a conservação preventiva dos documentos, com base em higienização e pequenos reparos sob a responsabilidade do laboratório;
V – prestar orientação técnica aos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional e a outras instituições congêneres, no que concerne à conservação preventiva de documentos de arquivo;
VI – identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever os documentos textuais, iconográficos, cartográficos, audiovisuais e digitais de guarda permanente, oriundos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional, assegurando a preservação e o acesso público aos documentos do acervo;
VII – garantir, na forma da lei, o acesso público aos documentos do acervo, elaborando instrumentos de pesquisa que garantam acesso às informações contidas nos documentos e prestando assistência aos consulentes em demandas relacionadas ao acervo;
VIII – assegurar a integridade física dos documentos durante o período de consulta, orientando servidores e consulentes quanto ao manuseio dos mesmos;
IX – elaborar certidões de caráter comprobatório legal;
X – propor e coordenar programas de recuperação e preservação de acervo em situação de risco dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional;
XI – colaborar nas ações de incentivo à produção de conhecimento científico, didático e cultural, a partir do acervo sob a salvaguarda do APHRC;
XII – elaborar e executar programas e projetos de gerenciamento eletrônico do acervo da instituição;
XIII – realizar a captura digital a partir de documentos originais e fornecer imagens digitais ao público interno e externo, e
XIV – propor soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia da informação nas atividades de gestão dos documentos e informações municipais.
