Coordenadoria de Arquivo Intermediário.
De acordo com o artigo 16 da Lei Complementar nº 0132, de 23 de maio de 2018 (publicada no DOM em 30 de maio de 2018), que Reorganiza o Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro “Oscar de Arruda Penteado”, e dá outras providências, a Coordenadoria de Arquivo Intermediário tem as seguintes atribuições:
I – realizar estudos para a proposição da política municipal de arquivos, visando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos públicos municipais;
II – elaborar, implementar e difundir princípios, diretrizes, normas legais, regulamentares e instruções normativas a serem cumpridos no SIARC, a fim de garantir sua consistência, segurança e confiabilidade;
III – coordenar o funcionamento do SIARC, orientando a execução e promovendo a integração e o aperfeiçoamento das atividades dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades a ele integrantes;
IV – orientar a elaboração e coordenar a implementação das Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTDs), a partir do estabelecimento da CADA;
V – gerir os documentos intermediários sob a custódia do APHRC, observando os Planos de Classificação e as TTDs, identificando, classificando e valorando as séries documentais da massa acumulada, produzindo instrumentos de controle;
VI – dar cumprimento aos prazos definidos nas TTDs e propor a transferência e o recolhimento dos documentos de guarda intermediária e permanente;
VII – receber, por transferência, os documentos dos órgãos integrantes do SIARC, mediante avaliação prévia, elaborando e atualizando as listagens de transferência e mantendo a documentação organizada de acordo com o princípio da proveniência e em satisfatórias condições de conservação;
VIII – orientar sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, cujo descarte tenha sido previsto na TTD, auxiliando na elaboração do respectivo termo;
IX – promover capacitação e prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do SIARC;
X – elaborar, implementar e difundir princípios, diretrizes, normas legais, regulamentares e instruções normativas a serem cumpridos na organização e no funcionamento de arquivos e protocolos, visando a padronização das atividades e a integração sistêmica nas entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional;
XI – desenvolver estudos sobre o fluxo de documentos e implementar e monitorar ações visando padronizar sua tramitação, assegurando o rápido acesso às informações e aperfeiçoando as atividades de arquivo e protocolo;
XII – realizar fiscalização periódica, com avaliação documentada e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de arquivo e protocolo;
XIII – assegurar a preservação e o acesso aos documentos intermediários, de que tratam a Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal Direta, Indireta e Fundacional;
XIV – manter controle sobre os espaços de armazenamento disponíveis, planejando, coordenando e executando ações relacionadas com a conservação preventiva dos documentos, com base em higienização, monitoramento ambiental e controle de infestações;
XV – atender às solicitações de consulta dos órgãos produtores de documentos, dando cumprimento às normas de acesso aos documentos públicos e mantendo controle dos empréstimos realizados, e
XVI – propor soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia de informação nas atividades de gestão dos documentos e informações municipais.
