A criação do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro/SP (APHRC), por meio da Lei Municipal nº 1.573, de 11.10.1979, constituiu marco importante na preservação do patrimônio cultural local e ação pioneira na organização de instituição arquivística municipal, sobretudo quando consideramos que a preocupação em âmbito nacional ocorreu após uma década, com a publicação da Lei Federal nº 8.159, de 08.01.1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados no Brasil. Naquele momento, a Autarquia passou a ser oficialmente responsável pela proteção do patrimônio arquivístico municipal, caracterizado pelos documentos produzidos e acumulados nas funções e atividades de cada órgão da administração local, ou recebidos de particulares quando julgados de interesse para a construção da identidade e da memória coletivas.
Na proposta original de criação da entidade arquivística municipal, em 1977, já era defendida a necessidade de salvaguardar e de disponibilizar o patrimônio documental local, de modo que o APHRC pudesse “resguardar documentação valiosa e evitar o trabalho de colecionadores particulares, criando um órgão que viesse possibilitar consultas futuras e levantamentos históricos” (JDRC, 10.10.1979). Os grupos interessados na organização da entidade local, constituídos de pessoas ligadas ao meio acadêmico e cultural, denunciavam na imprensa o abandono dos documentos públicos e a falta de acesso aos registros históricos da cidade, clamando pela urgente aprovação da proposta de criação, enquanto organizavam ações para impactar e mobilizar a sociedade.
A sensibilização da população aconteceu por meio de publicações nos jornais locais, com ilustrações da “Rio Claro antigo”, e nas exposições fotográficas montadas na praça central da cidade, ambas contendo imagens do patrimônio edificado, que ajudavam a despertar a curiosidade e a motivar o debate sobre a importância da preservação do patrimônio cultural. Na imprensa, o destaque era para que a instituição tivesse o objetivo “de resguardar a memória do município, centralizando toda a documentação pública e particular, a fim de que esta possa ser utilizada, pesquisada e divulgada” (JCRC, 01.05.1977).
Dois anos após o envio do texto original, por meio da Lei Municipal nº 1.573, de 11.10.1979, a Câmara Municipal aprovou o projeto de criação do APHRC. A primeira atividade da instituição arquivística ocorreu quase um ano após a sua fundação, com a constituição do seu Conselho Superior, e, por meio da Portaria n° 2.607, de 21.11.1980, o nome da historiadora Ana Maria de Almeida Camargo foi oficializado para o cargo de diretora da Autarquia (Boletim Arquivo de Rio Claro, nº1, 1982).
De acordo com a Lei Municipal nº 1.573/1979, o APHRC foi criado como entidade autárquica, com personalidade jurídica própria, dispondo de autonomias financeira e administrativa. Suas funções precípuas, marcadas de forma precisa na definição de suas competências, já estavam, desde o início, relacionadas ao tratamento arquivístico completo dos documentos, com as ações de:
a) localizar, recolher, reunir, recuperar, organizar e preservar documentação pública e particular em geral, centralizando-a, a fim de que memória do Município possa ser utilizada, pesquisada e divulgada por qualquer forma, com o objetivo de resguardar a memória do Município e sua gente;
b) proteger o acervo, constituído por qualquer documento escrito – manuscrito ou impresso – iconográfico, fonofotográfico, pertencente a entidades públicas – Executivo, Legislativo e Judiciário – e particulares, culturais, religiosos, de pessoas físicas, estabelecimentos rurais, comerciais, industriais e outras;
c) tombar, classificar e catalogar a documentação em seu poder, segundo as modernas técnicas arquivísticas;
d) inventariar a documentação de terceiros, conforme os mesmos critérios;
e) franquear o uso do acervo às entidades e ao público em geral, atendendo aos pedidos de informação, consoantes às disposições regulamentares” (art. 2º, Lei Municipal nº 1.573/1979).
Sobre a constituição do acervo, a partir de 1981, “todos os documentos administrativos municipais anteriores a 1975, foram entregues aos técnicos do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro”, tendo sido recolhidas “cerca de 50 toneladas de documentos amontoados em repartições públicas” (JDRC, 16 e 25.04.1981). Além deste conjunto inicial, outros foram incorporados, como aqueles recebidos em doação, quando “chegou em nossa cidade, um caminhão com cerca de 8 toneladas de livros e periódicos, doados pela Divisão de Arquivo do Estado” (JDRC, 16.06.1981).
A diretora do APHRC, Ana Maria de Almeida Camargo, esclareceu à imprensa que os documentos recolhidos passariam “por um minucioso trabalho de classificação de fundo, cronologia, ordem geográfica relacionada, até uma total reorganização”, para que pudessem ser “recondicionados e imunizados no laboratório de restauro e conservação para, finalmente, ficarem à disposição do público, estudiosos, pesquisadores” (JDRC, 18.06.1981).
Pelo volume de documentos recolhidos e recebidos em doação, as salas provisórias, que estavam sendo ocupadas pela Autarquia desde 1981, tornaram-se pequenas para abrigar o acervo de forma apropriada, e o destaque na imprensa local passou a ser a falta de “instalação adequada para o Arquivo, observando-se as recomendações técnicas de ambientes para esse fim, desde a circulação de ar, temperatura, até a funcionalidade arquitetônica” (JDRC, 16.04.1981). Neste sentido, a partir de 1984, o APHRC passou a ocupar edificação histórica, situada na área central da cidade, que foi adaptada para acomodar o acervo em constante incorporação. Neste prédio histórico central, o APHRC permaneceu até o ano de 2004, quando transferiu seu acervo para o Núcleo Administrativo Municipal (NAM), onde permanece até hoje, junto às demais secretarias da administração direta.
Confira o episódio do podcast do Centro de Memória da UNICAMP (CMUCast) sobre o Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro aqui.
