Coordenadoria do Arquivo Intermediário

A Coordenadoria do Arquivo Intermediário possui a atribuição de gerir e dar acesso aos documentos recebidos por transferências, produzidos nas unidades da Administração Pública Municipal. Os documentos que precisam ser guardados por um determinado período, mas não é consultado com muita frequência, é chamado de documento intermediário. Nessa fase o documento pode ficar arquivado na própria Secretaria que o criou ou pode ser transferido ao Arquivo Intermediário do Arquivo Público de Rio Claro, mediante análise técnica e autorização.
Os prazos de arquivamento dos documentos podem variar e eles são determinados pela Tabela de Temporalidade de Documentos, que indica os anos de guarda e se o documento vai ser eliminado ou preservado de forma permanente.

A elaboração das Tabelas de Temporalidades de Documentos é uma atribuição da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) das unidades da Administração Pública Municipal,com a direção da Coordenadoria do Arquivo Intermediário, que é o órgão central do Sistema de Arquivos do Município de Rio Claro (SIARC).

Procedimentos para solicitação de documentos

Para as unidades da Administração Pública Municipal, o pedido pode ser realizado diretamente ao Arquivo Intermediário. Os demais solicitantes deverão contatar o serviço do “Atende-Fácil” da Prefeitura Municipal, localizado na Rua 3, n° 945 – Centro, Rio Claro. O Atende-Fácil direcionará a Secretaria ou Departamento que produziu o documento e este fará o pedido ao Arquivo.

Transferência de documentos ao Arquivo Intermediário

É indispensável que interessados em transferir documentos ao Arquivo Intermediário possuam Tabela de Temporalidade de Documentos. E deverão cumprir as seguintes recomendações:
1 – Qualquer transferência de documentos ocorrerá após análise e autorização da Coordenadoria do Arquivo Intermediário, seguindo os critérios técnicos previstos na TTD e de logística.
2 – Para serem transferidos, os documentos deverão estar higienizados, organizados, acondicionados em caixas de arquivo com etiquetas e acompanhados de uma relação impressa e outra digital, que deverá ser enviada por e-mail.
3 – Os documentos somente serão transferidos após nova conferência do material organizado e a assinatura do Termo de Transferência de Documentos.
4 – Os trabalhos de organização e transferência deverão ser coordenados pelo representante da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da unidade produtora do documento.
5 – O transporte do material ao APHRC é de responsabilidade da unidade produtora do documento.